今回は、電話応対の掛ける際のマナーについて書いていきます。
電話を受ける際に気を付ける事の方が沢山あるので、掛ける際の注意点は少なく感じるかと思います。受ける際のマナーと同じような説明になってしまうと思いますが、電話を掛ける場合のマナーや注意点をまとめていきたいと思います。
電話は顔が見えない分、対応が難しいです。
丁寧な対応と言葉遣いなどに気を付けて相手に良い印象を持って貰えるようにしていきましょう。
電話を掛ける際のマナー
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時間帯を考える
早朝・終業時・お昼時の電話は避けましょう。早朝と終業前は朝礼や業務連絡、引継ぎや報告書など一番忙しい時間です。
始業時間から１時間と終業時間１時間前には電話を掛けないようにするのがビジネスの場においての最低限のマナーです。
また、お昼時に電話を掛けると相手の休憩時間を奪ってしまう事になりとても迷惑がかかりますので、お昼時も電話は避けるようにします。
どうしても急用がある場合には、
「朝早くより恐れ入りますが…」「お忙しい時間に申し訳ございません」などの謝罪を一言添えるようにしましょう。
挨拶は絶対に忘れない
電話を掛けた際にきちんとドコの誰なのかを名乗りましょう。
名乗る前にも、「いつもお世話になっております」の一言を添えてからです。
「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の◇◇と申します。」と挨拶を忘れずにしましょう。
用件は簡潔に、時間が掛かる際には最初に伝える
ビジネスの場では、挨拶が済んだらすぐに用件に入るのがマナーです。
時は金なりと言う言葉のように、相手の時間を必要以上に取らせないようにしましょう。また、電話代などのコストも掛かりますので用件は簡潔に伝えましょう。
電話を掛ける前に用件をまとめたメモや書類、相手の名前や役職を間違えないように相手の名刺等を手元に準備して置くとスムーズに会話が進むかと思います。
もし、時間が掛かりそうな電話の場合は、「恐れ入りますが、少しお時間を頂いてもよろしいでしょうか。」や「申し訳ございませんが、５分ほどお時間を頂いてもよろしいでしょうか。」などの断りを入れるようにしましょう。
電話を切る時は掛けた側から
ビジネスの場では、電話を終える際には電話を掛けた側から切るのがマナーです。目上の方などの場合には逆転する場合もあります。
電話を切る際は、「失礼いたします。」と一言添えてから、ガチャっと音を立てないよに電話を切ります。受話器を耳に当てたまま反対の手で電話のフックをそっと押し、切れたのを確認してから受話器を置くといいでしょう。
最後に…
電話応対は慣れる事が一番です。積極的に電話に出たりして電話での話し方やマナーを身に付けましょう。電話を受ける際と同様に聞きやすいように、ハキハキとワントーン高い声を意識して電話とすると良い印象になるかと思います。