ビジネスの場で、一番最初にすることが名刺交換です。
名刺は自分や相手の顔です。大事に扱いましょう。
名刺交換で今後のビジネスに影響する場合が多々あります。スマートで美しい名刺交換が出来るよう、マナーはしっかり覚えておきましょう。
目次
最初に確認する最低限のマナー
名刺交換は、基本的に1人と1回のみです。いつ交換することになるか分かりません。準備はいつでもしっかりとしておきましょう。
名刺を絶対忘れない・切らさない
取引先に行く際など、絶対に忘れたり名刺を切らしているなんてことがないようにしましょう。毎朝確認したり、常に予備を鞄に入れておいてもいいでしょう。もし名刺を忘れたり切らした場合は「申し訳ございません。ただいま名刺を切らしておりまして…」と一番最初にお詫びしておきましょう。後日伺う際に必ず渡しましょう。
名刺入れをきちんと使う
たまにポケットや財布から直接名刺を出す方がいますが、失礼にあたります。名刺入れにきちんと名刺を入れて持ち歩きましょう。
汚れたり折れた名刺は渡さない
これも最低限のマナーですね。汚れた名刺は相手を嫌な気分にさせますし、清潔感がないですよね。持ち歩いている名刺も汚れていないか定期的に確認することをおすすめします。
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名刺の受け渡し方
一対一での名刺交換は訪問者や目下の物から行います。
渡し方
- すぐに名刺が取り出せるように準備しておきます。
- 必ず立ち上がり、テーブル越しにならないようテーブルの横に出ます。
- 名刺を相手の方に向け、胸の高さまで上げて両手で持ちます。名刺入れを名刺の下にお盆のように使うと、より丁寧です。
- 名刺を両手で持ち、「会社名・部署・フルネーム」をきちんと述べて差し出します。相手より低い位置で名刺は差し出しましょう。
受け取り方
- 必ず「頂戴いたします」と一言述べてから受け取ります。
- 名刺は両手で受け取ります。その際、名刺入れをお盆のように下にして受け取ります。
- 受け取る際に、相手の名前や会社のエンブレムなどに指が重なってしまわないように両角を持つようにします。
- 相手の名前を確認するためにも、この時に「○○さんですね。よろしくお願いいたします。」と名前を復唱するようにした方がいいでしょう。名刺交換以降に名前を間違えると失礼にあたりますので、珍しいお名前の方にはこの時に読み方を聞いておきます。
両手で名刺交換するのがマナーですが、慣れるまでは名刺入れを持っていたり、同時になってしまい両手でどうやって交換するの？と困ってしまった時は
右手で差し出し、左手で受け取るようにします。
複数名での名刺交換の場合
複数名の場合は、目上の方が先に交換してからの名刺交換になります。
上司や先輩と一緒に取引先へ行って、真っ先に自分が挨拶したらおかしいですよね。上司が相手と名刺交換を終えてから交換しましょう。
その際、名刺交換をする相手が複数の場合は
- 人数分の名刺を名刺入れから取り出し準備します。
- 取り出した名刺は名刺入れの下に持ちます。
- 交換した相手の名刺を一旦、名刺入れの間に挟みます。名刺入れの横からスライドさせるようにして挟みましょう。
- 下に持っている名刺を1枚取り、次の方と交換します。
相手の名刺を絶対に自分の名刺より下にしないようにしましょう。
名刺を受け取った後は？
名刺はお話や会議をしている間は、テーブルの左手前に置いておきます。
置きかたは、相手が一人の場合は自分の名刺入れの上に相手の名刺を置いておきます。
複数の場合は、席順の通りに並べて置きます。その際に最も目上の方の名刺は、自分の名刺入れの上に置きます。絶対に名刺を重ねることのないようにしてください。
会議が終わる頃に名刺をしまいます。分からない場合は相手や上司がしまい始めたら一緒にしまうのがいいでしょう。
たまに名刺に直接日程などのメモを取る方がいますがとても失礼なことですので絶対にやめましょう。
最後に…
頂いた名刺は丁寧にファイリングしておくと便利です。最近では名刺管理アプリ等もありますのできちんと管理しておきましょう。
名刺入れも機能性の良いものを使用した方が、スムーズに受け渡しできて良いかと思います。
スマートで美しい名刺交換を心がけて、素敵な第一印象を与えられるようにしましょう。
